Intranet/Ontwikkeling van de digitale werkplek

Intranet is een optimale oplossing voor zowel bedrijven als instanties. Als professioneel en gebruiksvriendelijk systeem is het bevorderlijk voor samenwerking en toegang tot documenten, informatie en andere systemen. Dat vertaalt zich allemaal in betere efficiëntie.

We hebben een intranetframework gecreëerd dat we gebruiken om effectieve platforms te ontwerpen. Iedere implementatie is aan de individuele behoeften van de klant aangepast.

De intranettoepassing is een plaats waar werknemers of projectteams kennis en werkresultaten kunnen delen evenals documenten om samen aan te werken. Dit geeft toegang tot actuele informatie, bijvoorbeeld voortgang van projecten, schema's, vakanties en alle materialen die relevant zijn voor een bepaalde gebruikersgroep. Bovendien fungeert het als informatiedrager voor bedrijfsnieuws.

De klant kan kiezen uit een breed scala aan beschikbare modules of Ideo opdracht geven om een speciale module te ontwerpen en implementeren. Zo kunnen wij een platform vervaardigen dat compatibel is met andere systemen van de klant en dat aan zijn verwachtingen voldoet.

Wij hebben intranet-platforms geïmplementeerd voor

Een intranetplatform is een tool die zo'n breed spectrum aan mogelijkheden biedt dat de implementatie ervan een significante stap betekent in de ontwikkeling van het bedrijf. Het stroomlijnt en verkort een aantal processen en zo kan het personeel zich binnen de kortste keren geen dag op het werk meer zonder intranet voorstellen.

"... een uitstekend intranet-platform is een platform dat mensen niet meer durven verliezen."

Voordelen voor het bedrijf

• Reductie van lopende zakelijke kosten en verbetering van de implementatie van interne taken en processen
• Verbeterde efficiëntie en tijdbesparing op allerlei gebieden
• Het creëren van een samenhangende organisatiecultuur en een positief imago van de werkgever
• Eenvoudige toegang tot knowhow van het bedrijf en relevante data (documenten, patronen, regelgevingen, bedrijfsmaterialen etc.)
• Efficiëntie documentworkflow met verschillende paden en autorisatieniveaus

Voordelen voor managementpersoneel

• Toegang tot noodzakelijke informatie in strategische en besluitvormingsprocessen
• Projectbeheer: toezicht op winstgevendheid, werkmonitoring, toezicht op het werkproces
• HR-management: toewijzing van taken, langetermijnplanning van het werk, toezicht op de vooruitgang en doeltreffendheid van het werk
• Zorgen voor de continuïteit van het werk na afscheid van een personeelslid en eenvoudige inwerking van een nieuwe
• Eenvoudig beheer van toegang tot geselecteerde informatie en de mogelijkheid om verschillende toegangsniveaus toe te wijzen aan bepaalde personeelsgroepen.
• Intuïtief en snel opstellen van rapporten en samenvattingen

Voordelen voor het personeel

• Toegang tot een platform dat het uitvoeren van dagelijkse taken bevordert
• Een verzameling tools die het bedrijf en de projectcoördinatie ondersteunt
• Tools voor implementatie van personeelszaken (bijv. vakanties, vervanging, zakenreizen, reservering van resources, etc.)
• Eenvoudiger uitvoeren van samengevoegde projecten via handige interne communicatie en de mogelijkheid om bestanden en gegevens te delen

Afhankelijk van het karakter van de uitgevoerde taken en ondersteunde processen kunnen intranet-tools specifieke functies vervullen..

• Informatief - dit geeft het bedrijf de mogelijkheid om alle informatie en documenten op één plaats te krijgen en eenvoudige toegang te garanderen.
• Communicatief - door een uitgebreid intern systeem van interne communicatie (bijv. chats, groepen, fora) gaat het uitwisselen van bestanden, opinies en documentatie handig en snel.
• Organisatorisch - speciale modules voor financiële, boekhoudkundige en administratief-organisatorische taken zorgen voor werkoptimalisatie binnen het hele bedrijf.
• Zakelijk - projectschema's, inzicht in klantgegevens en de bedrijfshistorie en automatisch vervaardigde statistieken en rapporten zijn slechts enkele van de functies die het dagelijks werk ten goede komen.

Voor het ontwerpen van een intranet zijn gedegen voorbereiding en een grondige analyse nodig, onder meer van de behoeften van de klant (zowel het bestuur als het gewone personeel), zijn doelen en het best passende nieuwe project binnen de specifieke organisatie.

De eerste stap is een brede beoordeling van de situatie. Dit omvat onder andere de analyse van zakelijke processen, het aantal toekomstige gebruikers en hun behoeften, technologieën die kunnen worden gebruikt of het model van projectimplementatie. In deze fase moeten we bepalen: de doelmatigheid van het gehele project, de voordelen die de klant wil bereiken, methodes om deze te meten en de omgevingsomstandigheden waaronder het project wordt gecreëerd.

Om de verwachte functies en mogelijkheden van het intranet te bepalen, analyseren we voorbeelden van functionele intranetmodules. De klant kan kiezen uit bestaande functies of een op maat gesneden module bestellen.

Dit boek, verzamelt kennis en inspiratie over intranet. Naast kennis als resultaat van onze brede ervaring krijgen de lezers te maken met case study's van verscheidene implementaties en onderzoeksresultaten inzake het gebruik van IT-tools tijdens samenwerking en interne communicatie binnen organisaties. In deze publicatie lees je over:

• de ontwerp- en implementatiefasen van intranet
• duidelijk gepresenteerde voordelen van de implementatie (dit kan helpen om de directie ervan te overtuigen om te investeren in implementatie of verbetering van het bestaande bedrijfsintranet)
• "stap voor stap" advies over het implementeren en effectief beheren van het intranet 
• cast study van implementaties
• onderzoeksresultaten die de manier laten zien waarop intranet wordt gebruikt in Poolse bedrijven en wat de voordelen zijn

Dit boek is tot stand gekomen in samenwerking met Ideo en de Kozminski Universiteit. De auteurs zijn: Urszula Kandefer, expert op het gebied van interne communicatiesystemen (Ideo), en Grzegorz Mazurek, professor aan de Kozminski Universiteit.

Gezien de toenemende populariteit van het boek hebben we een gids opgesteld die gratis verkrijgbaar is op INTRANET and effective internal communication within a distributed organization. Deze wordt aanbevolen door het ThinkTank dialoog- en analysecentrum en Maja Biernacka, auteur van de blog "ACHTER DE SCHERMEN VAN INTERNE COMMUNICATIE".

Responsief webontwerp zorgt ervoor dat je Intranet beschikbaar zal zijn op ieder platform en dat de lay-out aangepast zal zijn aan elke omgeving, waaronder smartphones, tablets, pc's en andere mobiele apparaten. Het intranet zal altijd correct functioneren en worden weergegeven zodat iedereen efficiënt kan werken, ongeacht tijd en plaats.

 
En last but not least: Onze projecten ontvangen vele prijzen en onderscheidingen. Dan doen we blijkbaar iets goed!